Veel communicatie verplaatst zich van papier naar e-mail. Dit doet niet altijd goed aan de kwaliteit en de spelling. Het blijft belangrijk om tijd te nemen voor het opstellen van een nette mail en daarbij eventueel gebruik te maken van de spellingscontrole.
Dit geldt voor e-mails aan zakenrelaties maar een nette email wordt ook door vrienden op prijs gesteld. De mails zijn dan door middel van smileys en briefpapier informeler te maken.

Ontvangen mails

Bij het ontvangen van een mailtje is het netjes om binnen 24 uur het mailtje te beantwoorden of anders uiterlijk binnen 4 dagen. Mailboxen moeten eigenlijk dagelijks gecontroleerd worden, om te voorkomen dat een mailtje te lang blijft liggen en wellicht niet meer relevant is na een paar dagen.

Versturen mails

Gebruik bij het sturen van mails steeds de onderwerpregel, om ervoor te zorgen dat de ontvanger direct weet waar de mail over gaat en de mail bovendien snel in het archief terug te vinden is. We horen ook bij het sturen van mails goed op onze spelling te letten en niet ineens als analfabeet bestempeld te worden.
Aangezien je niet weet wie je mailtje eventueel ook nog meer te zien krijgt, moet je zeker bij zakelijke mails de boodschap zo kort, correct en netjes mogelijk formuleren. En ook in een e-mail geldt dezelfde indeling als bij een brief. Voor een ontvanger is het niet prettig lezen als alles achter elkaar geschreven is, maar overdreven veel witregels in je bericht bevorderen de overzichtelijkheid ook niet. In het algemeen geldt; een witregel na de aanhef, tussen elke alinea en voor het afsluiten van je bericht.
Verder zorg je ook bij een mail voor een inleiding, kern en afsluiting van je verhaal. Zeker bij zakelijke mails blijf je bij de kern van je zaak, zonder af te dwalen. Mocht er toch een langer verhaal noodzakelijk zijn, dan kun je deze het beste als bijlage in een pdf of wordbestand stoppen.
Wil je een e-mail naar meerdere mensen versturen, voeg ze dan toe in BCC, om onnodig ongewenste e-mailadressen uit te wisselen.
Een conflict oplossen door een mail te sturen is echt not done. In een mail kom je vaak veel harder over en deze zal daardoor waarschijnlijk sneller verkeerd opgevat worden. Los een conflict altijd persoonlijk op of vraag jezelf af of je hetgeen je geschreven hebt ook persoonlijk tegen de ander zou zeggen. Zo nee, verstuur de mail dan niet.

Belangrijke informatie

Echte geheimen of vertrouwelijke gegevens kun je beter niet via e-mail verzenden, om te voorkomen dat het in de verkeerde handen terecht komt. Bij het doorsturen van een bericht dien je deze dan ook ten aller tijden eerst te verwijderen.
Mocht je je mails voor een langere tijd niet kunnen beantwoorden, maak dan gebruik van een auto responder waarin je vermeld wanneer je weer in de gelegenheid bent om je mails te beantwoorden.

Lay-out

Verder gebruik je alleen hoofdletters waar ze in een normale brief ook horen, omdat je tekst anders schreeuwerig overkomt. Ook afkortingen dien je in een bericht zo min mogelijk te gebruiken.
Mocht je regelmatig mails moeten versturen aan vreemden, dan is het handig om een elektronische handtekening op te stellen met je naam, functie, bedrijfsnaam en eventueel adres en telefoonnummer.

Tip!

Een laatste maar zeker niet onbelangrijkste regel is: doe niet mee aan spam-berichten. Het feit dat je gelooft in dit soort kettingmails komt niet al te intelligent over en belast het netwerk onnodig. Kettingmails stuur je alleen aan intieme vrienden en familie waarvan je weet dat ze het op prijs stellen. Stuur zulk soort dingen nooit naar zakelijke contacten.